Kleine Anfrage "Warum Microsoft 365"
Vorbemerkung
Im Juli 2026 berichtete das Darmstädter Echo von einer E-Mail-Störung in der Verwaltung Darmstadts. Grund sei ein fehlendes Lösch- und Archivierungskonzept für die bestehende Verwaltungssoftware GroupWise,
welches letztlich zu nicht ausreichendem Datenvolumen und einem Ausfall führte. Weiterhin hieß es in der Berichterstattung, GroupWise solle nun durch Microsoft 365 ersetzt werden.
Mit der Magistratsvorlage 2023-0255 vom 20.09.2023 hat die Stadtverordnetenversammlung beschlossen, bei zukünftigen Beschaffungen grundsätzlich Open-Source-Software zu berücksichtigen – es solle
Vendor-Lock-In vermieden und digitale Souveränität erreicht werden. In der Beantwortung einer Anfrage zur Digitalisierung von Verwaltungsprozessen vom 06.11.2024 heißt es jedoch, dass eine Überprüfung der
städtischen IT-Landschaft mit dem Ziel einer Umstellung auf Microsoft 365 angeordnet wurde.
Vor diesem Hintergrund frage ich den Magistrat:
Wie kam es zur Entscheidung, GroupWise gerade durch Microsoft 365 zu ersetzen? Welchen Mehrwert bietet Microsoft 365 gegenüber Open-Source-Software, so dass es für richtig befunden wurde, das in Vorlage 2023-0255 definierte Ziel nicht zu berücksichtigen?
Wurden im Entscheidungsprozess Open-Source-Alternativen herangezogen und dabei der Leistungsumfang und die Kosten miteinander verglichen? Wenn Alternativen herangezogen wurden, welche waren diese und warum fiel die Entscheidung gegen sie? Wenn keine Alternativen herangezogen wurden, warum nicht?
Sollen nur Features von GroupWise durch Microsoft 365 ersetzt werden? Wenn ja, bitte Auflistung, welche Features von ersterem durch zweiterem ersetzt werden sollen. Wenn nein, bitte weitere Produkte und deren Features zusätzlich auflisten.
Ist ein Bericht zu bereits entstandenen Kosten für die Migration einsehbar? Welche weiteren Kosten gehen mit der Migration einher? Und wie hoch werden fortlaufende Kosten, insbesondere für die Lizenzen, prognostiziert?
Werden die Dokumente und weitere von Microsoft 365 verarbeitete Daten komplett auf eigenen Servern der Stadt Darmstadt abgespeichert? Wenn nicht, wo befinden sich die Server, auf denen die Daten abgespeichert werden und wer hat die Kontrolle über diese Server? Wie wird sichergestellt, dass der Zugang der Stadt zu ihren Datenbeständen dauerhaft gewährleistet bleibt? Wie wird ausgeschlossen, dass der Betreiber der Server sich
Zugang zu den gespeicherten Informationen verschafft und diese an Dritte weitergibt?Bei einer Speicherung der Daten außerhalb der Gültigkeit der DSGVO: Wodurch ist die Einhaltung dieser Richtlinie garantiert?