Kleine Anfrage "E-Mail-Archivierung"

Antwort von OB Hanno Benz

Vorbemerkung:

Am 1. Juli erschien auf der Internetseite des Darmstädter Echos der Artikel „Schwere E-Mail-Panne in Darmstadts Verwaltung“, der über technische Störungen und einen Ausfall der städtischen E-Mail-Kommunikation berichtete.

Darin heißt es: „Löschung und Archivierung seien nicht angegangen worden. Über 25 Jahre lang hätten sich E-Mails in der Stadtverwaltung angesammelt. Benz habe jetzt verfügt, dass ab 17. Juli alle E-Mails, die älter als 2011 sind, gelöscht werden.“ Sowie weiter: „Group-Wise dient dem Verwalten von E-Mails, Terminen, Aufgaben, Adressen und Dokumenten.“

In der Archivsatzung der Stadt Darmstadt ist Folgendes geregelt (Link, §3 (5)): „Dienststellen der Stadt Darmstadt dürfen Unterlagen nur vernichten oder Daten nur löschen, wenn das Stadtarchiv die Übernahme abgelehnt oder nicht innerhalb von 6 Monaten über die Archivwürdigkeit angebotener Unterlagen entschieden hat.“

Vor diesem Hintergrund frage ich den Magistrat:

1. Werden die genannten E-Mails, die älter als 2011 sind, unwiderruflich gelöscht?
2. Werden auch Termine und Dokumente gelöscht, die älter als 2011 sind? Wenn ja, werden diese unwiderruflich gelöscht?
3. Ist das Stadtarchiv in die Löschung der E-Mails und Daten involviert bzw. wurden dem Stadtarchiv die E-Mails und Daten zur archivischen Bewertung und, im Falle einer Archivwürdigkeit, zur digitalen Langzeitarchivierung angeboten?
4. Ist damit zu rechnen, dass das Löschen der E-Mails und Daten zu einer Lücke in der städtischen Überlieferung führt?